Mit Einführung der elektronischen Rechnungsformate zum 01.01.2025 wurden viele Unternehmen vor neue Aufgaben in der Administration gestellt. Als rechnungsprüfendes Büro sind wir zusätzlich mit mehreren strukturellen und formativen Hürden konfrontiert, zu welchen es scheinbar bisher auch von den Herausgebern der neuen Normen keine Antworten zu geben scheint.
Daher sehen wir uns veranlasst, unseren Rechnungsprüfungsprozess anzupassen und den Umfang und die Aussagekraft des Prüfungsergebnisses einzuschränken.
Nur wenigen Projektpartnern ist es bewusst: Unser Büro hat in der Vergangenheit im Rahmen der Rechnungsprüfung weit mehr auf Richtigkeit geprüft, als nur die Inhalte von Rechnungen, obwohl nur dies unsere ordinäre Aufgabe gewesen wäre.
Im Interesse der Rechnungssteller und der Bauherren haben wir ‚nebenher‘ auch geprüft, ob die Rechnungen fiskalischen Anforderungen genügen, ob Steuerbeträge korrekt aufgeführt werden und ob alle gesetzlichen Mindestanforderungen an Rechnungsbelege erfüllt sind, sodass spätere Monierungen von Steuerberatern oder Behörden reduziert werden konnten. Dieses Vorgehen erleichterte vielen Rechnungsstellern mühsames Korrigieren am Ende von langfristigen Abrechnungsprozessen in Bauprojekten.
Leider können wir, diesen, als wertvoll gewonnenen Service der Rechnungsprüfung, mit Einführung der elektronischen Rechnungsformate nicht mehr erbringen. Wir bedauern dies.
Unsere Rechnungsprüfung beschränkt sich ab sofort auf die reine Überprüfung der Abrechnungshöhe von Rechnungen. Wir überprüfen ab sofort weder, ob eingereichte Rechnungen fiskalischen Anforderungen genügen, oder ob diese anderen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wir prüfen ab sofort allein den Inhalt vorgelegter Rechnungen auf Übereinstimmung mit der dazugehörenden Beauftragung.
Die Ergebnisse unserer Rechnungsprüfung werden ab sofort nur noch Berichte über das Ergebnis der Rechnungsprüfung sein. Diese erhalten sowohl Auftraggeber wie auch Rechnungssteller weiterhin, wie gewohnt im Datenformat PDF, um über das Ergebnis der Überprüfung der jeweiligen Rechnung informiert zu werden.
Diese Berichte der Rechnungsprüfung stellen jedoch fortan, gemäß gesetzlicher Definition seit dem 01.01.2025 keine elektronischen Rechnungsbelege mehr dar, sondern nur noch Berichte der Rechnungsprüfung, welche zusätzlich zur jeweiligen Rechnung ausgestellt werden . Der Bericht der Rechnungsprüfung beinhaltet weiterhin eine Zahlungsfreigabe als Zahlungsempfehlung für den Auftraggeber, stellt jedoch keinen steuerlich verwertbaren Beleg mehr dar.
Die Berichte der Rechnungsprüfung können nicht mehr, wie zuvor, als Ersatzbelege in Ihre Buchhaltung übernommen werden, soweit in diesen Berichten im Rahmen der Überprüfung der jeweiligen Rechnung, Kürzungen und / oder Korrekturen vorgenommen wurden. Erforderliche Anpassungen von Rechnungsbelegen und / oder elektronischen Rechnungsformaten, obliegen allein dem jeweiligen Rechnungssteller.
Die Korrektur und Bereitstellung korrekt ausgestellter Rechnungsbelege übersteigt durch die neue Regelung unseren Aufgabenbereich deutlich und ist nicht mehr – wie bisher – im regulären Prüfungsvorgehen leistbar.
Um Zahlungen nicht unnötig zu verzögern, obliegt es ab sofort der Eigenverantwortung der Rechnungsaussteller, dass die elektronischen Rechnungsbelege inhaltlich korrekt aufgestellt sind und die richtigen Beträge ausweisen.
Mit freundlichen Grüßen
S.P-Team