In diesem Beitrag möchten wir Ihnen kurz darstellen, was der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung ist und warum es sinnvoll ist, sich bei Fragen zu Rechnungen immer gleich mit dem Rechnungssteller in Verbindung zu setzen.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundlich gemeinte Erinnerung daran, dass eine bereits zugesendete Rechnung noch nicht beglichen worden ist. Eine Zahlungserinnerung stellt regelmäßig keine Mahnung dar und löst auch keine Mahnkosten oder anderweitige Mahnfolgen aus. Solange keine Zahlungsfrist vertraglich vereinbart worden ist, ist eine Rechnung ab dem Zeitpunkt des Zugangs fällig, das bedeutet, dass die Kulanz-Frist zur Bezahlung einer Rechnung ab dem Zeitpunkt des Zugangs läuft. Wenn nichts anderes vereinbart ist, kann sich ein Rechnungsempfänger allerdings nicht darauf berufen, dass eine Rechnung erst ein paar Tage bei ihm angekommen wäre. Er muss die Zahlung einer beanstandungsfreien Rechnung so schnell wie möglich veranlassen.
In der Regel werden Zahlungserinnerungen 10 Tage nach Rechnungsausstellung versendet, wenn eine gestellte Rechnung noch nicht beglichen worden ist. Das soll den Rechnungsempfänger freundlich daran erinnern, dass seine Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Es stellt also eine Art Service des Rechnungsstellers dar.
Damit versucht der Rechnungssteller u.U. die Zahlung zu beschleunigen, damit ihm keine zusätzlichen Kosten (z.B. zusätzliche Zinsen) durch das übermäßige Warten auf seinen Rechnungsbetrag entstehen. Die 10 Tage dienen dabei lediglich als handhabbarer Regelwert und haben keine gesetzliche Grundlage.
Was ist zu tun, wenn in einer Rechnung etwas nicht stimmt?
Wenn in einer Rechnung die Sie erhalten etwas nicht stimmt, oder Sie etwas nicht nachvollziehen können, sollten Sie diesen betreffenden Punkt aufklären, bevor Sie eine Rechnung bezahlen. Mit dem Begleichen einer Rechnung geht immer auch eine Zustimmung zu Art und Inhalt der Abrechnung einher. Sie sollten also Unklarheiten immer sofort aufklären und nicht auf später verschieben. Warten Sie nicht bis zur Mahnung um Unklarheiten anzusprechen, weil es dann schon zu spät sein kann. Manche Rechnungen haben Einspruchsfristen, das bedeutet, dass Einwände oder Rückfragen nur in einer bestimmten Frist gestellt werden können. Versäumen Sie diese Frist, haben Sie der Rechnung quasi zugestimmt. Es ist aber ungeachtet der Einspruchsfrist auch ein bisschen unfair, eine Rückfrage all‘ zu lange zurückzuhalten und damit den Zahlungsverkehr zu verlangsamen.
Wichtig ist, dass Sie selbst tätig werden. Der Rechnungssteller hat mit Ausstellung der Rechnung seinen Teil zur Rechnungsabwicklung erstmal erfüllt. Jetzt sind Sie am Zug: Entweder Sie begleichen die Rechnung, wenn alles in Ordnung ist, oder Sie müssen Unklarheiten aus eigenem Antrieb heraus ansprechen. Seien Sie fair und lassen Sie Rückfragen nicht bis zum letzten Tag vor einer Mahnung liegen. Sprechen Sie Unklarheiten immer gleich an.
Am praktikabelsten ist es, wenn Sie unklare Punkte auf der Rechnung markieren oder sich bei einer Erläuterung der Unklarheit auf die entsprechende Positionsnummer beziehen. So kann Ihr Gegenüber Ihre Rückfrage schneller zuordnen.
Wenn Sie eine vom Architekten geprüfte Rechnung erhalten, sollte Sie die Rückfrage immer an der Prüfenden richten, damit dieser für Sie die entsprechende Antwort einholen kann.
Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist im Gegensatz zu einer Zahlungserinnerung eine sehr ernste Sache. Vorneweg: Niemand versendet gerne Mahnungen, weil diese ein Anzeiger für Ärger, Kosten und Verzug sind. Gleichzeit kann es mal passieren, dass man eine Rechnung schlicht und einfach vergisst oder diese im Alltagstrubel untergeht. Es sollte allerdings nur nicht all‘ zu oft passieren, weil man sonst schnell den Eindruck von Unzuverlässigkeit und schlechter Zahlungsmoral erzeugen könnte.
Wenn Sie eine Mahnung erhalten, bedeutet dies, dass Sie trotz einer Zahlungserinnerung eine an Sie gerichtete Rechnung nicht noch bezahlt haben. Die Zahlungserinnerung ist aber für die Mahnung keine zwingende Voraussetzung. In der Regel erhalten Sie eine Mahnung, wenn Sie vier Wochen nach Rechnungszugang noch keine Zahlung geleistet haben und sich auch sonst nicht anderweitig zu der Rechnung geäußert haben. Abweichungen davon sind möglich, wenn das vor Auftragserteilung vertraglich vereinbart worden ist (z.B. eine Zahlungsfrist).
Mit einer Mahnung kann ein Rechnungssteller Mahnkosten und Verzugszinsen der säumigen Rechnungssumme erheben. Mahnkosten stellen dabei einen kleinen ‚Schadenersatz‘ für den zusätzlichen Aufwand dar, den der Rechnungssteller mit dem Erarbeiten und Verfolgen von Mahnungen hat. Die Mahnzinsen beziehen sich dabei auf die Rechnungssumme und werden in der Regel mit 8,0% verzinst, damit die Verzugskosten, die der Rechnungssteller erleidet vom Verursacher getragen werden. Die säumige Rechnung wird dem zu Folge nicht ‚teurer‘, der Betrag steigt an, damit der Rechnungssteller gegenüber anderen, z.B. Banken, die ihm durch den Zahlungsverzug entstehenden Kosten (z.B. Zinsen) bedienen kann.
Was passiert, wenn ich trotz Mahnung eine Rechnung vergesse zu bezahlen?
Wenn Sie sich trotz Zahlungserinnerung und Mahnungen nicht zu einer Rechnung äußern, ist das zunächst einmal ein unfaires Verhalten gegenüber Ihrem Projektpartner. Sie sollten dem Rechnungssteller wenigstens die Chance geben zu verstehen, warum Sie seine Rechnung nicht bezahlen (wollen).
Wenn Sie das Geld für eine entsprechende Rechnung nicht haben, z.B. weil die Rechnung deutlich höher ausgefallen ist als erwartet, dann sollten Sie wenigstens den Versuch unternehmen, mit dem Rechnungssteller zu sprechen. In Ausnahmefällen sind Stundungen (vergleichbar mit Ratenzahlungen) möglich. Ob solch ein Vorgehen möglich ist, entscheidet aber allein der Rechnungssteller als großes Entgegenkommen gegenüber seinem Kunden.
In der Regel erhalten Sie 2 – 3 Mahnungen in Abständen von nicht weniger als einem Monat. Die Mahnkosten und Mahnzinsen können dabei von Mahnung zu Mahnung steigen. Da Sie verzugssäumig sind, hat der Rechnungssteller einen Anspruch auf diese zusätzlichen Kosten. Der Rechnungssteller darf schon nach der ersten Mahnung seine Arbeit bis auf Weiteres einstellen, weil Sie als Auftraggeber Ihren Vertragspflichten dann nicht nachkommen.
Leisten Sie trotzdem keine Zahlung, kann der Rechnungssteller ein Mahnverfahren beim zuständigen Gericht beantragen. Ein Mahnverfahren ist eine ärgerliche, zeitintensive und teure Sache, die alle Beteiligten lieber vermeiden wollen. In der Regel gehen Rechnungssteller diesen Schritt erst, wenn wirklich kein anderer Weg bleibt und sie nach Analyse der Abrechnung gute Chancen auf einen Zuspruch vor Gericht haben. Die Kosten eines Mahnverfahrens (Mahnkosten, Mahnzinsen, Anwaltskosten, Gerichtskosten, etc.) muss in diesem Fall am Ende der Rechnungsempfänger bezahlen. Ist kein Geld da, kann der Rechnungssteller sich unter Umständen sogar in das Grundbuch des Rechnungsempfängers einklagen oder eine Gehaltspfändung erwirken. Für die weitere Zusammenarbeit ist so ein Mahnverfahren keine gute Grundlage. Deswegen darf der Rechnungssteller bei so lange säumigen Zahlungen vor Bestreiten eines Mahnverfahrens den Auftrag sogar kündigen.
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